Foreningens vedtægter som de blev vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 15.3.2006
§1 Navn og hjemsted
Foreningen Sejs-Svejbæk Idrætsforening (SSIF), der har hjemsted i Silkeborg Kommune, er stiftet ”dato/år”. Foreningen er tilsluttet DGI, Dansk Boldspil Union, Dansk Håndbold Forbund, Dansk Tennis Union og Dansk Badmintonforbund under Danmarks Idræts-Forbund (DIF) og er underlagt disses love og bestemmelser.
§2 Formål
Foreningens formål er at dyrke fodbold, håndbold, badminton, gymnastik, tennis og andre idrætsgrene efter hovedbestyrelsens valg, og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til disse idrætsgrene. Endvidere at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.
§3 Medlemskab
Som aktiv medlem kan optages enhver, som opfylder Dansk Idræts Forbunds amatørbestemmelser. Enhver kan optages som passivt medlem.
Passive medlemmer har ikke adgang til idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsesarbejde.
Hovedbestyrelsen kan dog efter indstilling fra en afdelings bestyrelse nægte at optage et medlem som såvel aktiv som passiv, hvis vægtige grunde taler herfor. Den pågældende har i så fald krav på skriftligt at blive gjort bekendt med baggrunden for nægtelsen.
En person, der er ekskluderet af en anden idrætsforening, kan kun optages ved beslutning i hovedbestyrelsen.
§4 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske til den relevante afdelings kasserer. De enkelte afdelinger kan beslutte, at indmeldelse skal ske på en hertil udarbejdet blanket.
§5 Udmeldelse
For udmeldelse gælder de samme regler som for indmeldelse.
Den enkelte afdelings bestyrelse kan dog nægte udmeldelse, hvis medlemmet har et økonomisk mellemværende med foreningen.
§6 Kontingent
Kontingentet fastsættes på foreningens ordinære generalforsamling. Indbetalingsterminer fastsættes af de enkelte afdelinger, mens opkrævningsform fastsættes af hovedbestyrelsen.
§7 Restance
Kontingent skal betales rettidig i henhold til de af afdelingerne fastsatte indbetalingsterminer. Ved manglende betaling kan udskrives rykkere samt opkræves gebyr i overensstemmelse med lovgivningens regler herom.
§8 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan af hovedbestyrelsen – evt. efter indstilling fra en afdelingsbestyrelse - udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter eller mod almindelig god opførsel eller hvis medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter.
Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden hovedbestyrelsen træffer sin afgørelse.
I sager om eksklusion har medlemmet krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings afgørelse af en eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af vedtægter.
Eksklusion kan endvidere finde sted, hvis et medlem er i restance ud over 3 måneder med kontingentbetaling. En person, der er i kontingentrestance kan kun genoptages, hvis alle personens kontingentrestancer indbetales.
Eksklusion indberettes til Idrætssamvirket i Silkeborg.
§9 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af februar måned.
Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, forældre til medlemmer under 15 år samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som er fyldt 15 år, og som ikke er i kontingentrestance. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. I det omfang en forælder til et medlem under 15 år ikke gennem medlemskab af foreningen har stemmeret i forvejen, kan den pågældende stemme på barnets vegne.
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel ved opslag i klubhuset og ved annoncering i klubblad med angivelse af dagsorden og indkomne forslag.
Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsens formand senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Indkomne forslag samt revideret regnskab og budget fremlægges til orientering for medlemmerne i klubhuset senest 3 dage før generalforsamlingen.
En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
§10 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent
2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år
3) Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse
4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse
5) Fastsættelse af kontingent for de enkelte afdelinger
6) Behandling af indkomne forslag
7) Valg til hovedbestyrelsen
8) Valg til afdelingsbestyrelserne
9) Valg af suppleanter
10) Valg af revisor og revisorsuppleant
11) Uddeling af pokaler
12) Eventuelt
§11 Generalforsamlingens ledelse
Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af hovedbestyrelsen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræves vedtægtsændringer samt foreningens opløsning kvalificeret majoritet jf. §§18-19.
Valgbare til bestyrelsen er aktive og passive medlemmer, der er fyldt 15 år og ikke er i kontingentrestance. Valgbare er endvidere forældre til medlemmer under 15 år.
Skriftlig afstemning foretages, hvis blot ét stemmeberettiget medlem kræver det. Der kan ikke træffes bindende beslutninger under eventuelt.
§12 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af hovedbestyrelsen, og skal indkaldes, når mindst 25 af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt fremsætter ønske herom med angivelse af det emne, som ønskes behandlet.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 28 dage efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme regler som for den ordinære generalforsamling.
§13 Hovedbestyrelse
Foreningen ledes af en hovedbestyrelse, hvis opgave det er at varetage foreningens fælles interesse og koordinere afdelingernes arbejde. Hovedbestyrelsen har en særlig pligt til at følge økonomien i de enkelte afdelinger. Hovedbestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Hovedbestyrelsen består af 4 medlemmer valgt direkte af generalforsamlingen og af formændene for foreningens afdelinger samt af 1 medlem udpeget af bestyrelsen for fonden Klubhuset Sejs-Svejbæk og 1 medlem udpeget af bestyrelsen for Sejs Svejbæk I.F’s Støtteforening Klubvennerne.
Hovedbestyrelsen konstituerer sig selv, idet formanden dog altid vælges mellem de på generalforsamlingen til hovedbestyrelsen valgte medlemmer. De 4 direkte valgte vælges for en periode på 2 år, idet der årligt vælges 2 medlemmer. Medlemmer af hovedbestyrelsen kan genvælges.
§14 Forretningsorden og tegningsret
Hovedbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Formanden sammenkalder og leder møder i hovedbestyrelsen. Møde afholdes en gang om måneden og ellers efter behov. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 3 medlemmer af hovedbestyrelsen fremsætter ønske herom.
Møderne er åbne for overværelse af alle foreningens medlemmer. Hovedbestyrelsen kan dog med simpelt flertal beslutte, at enkelte punkter skal behandles for lukkede døre.
Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af hovedbestyrelsen er til stede. Afdelingsformændene kan lade sig repræsentere af en stedfortræder. Afgørelser træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Foreningen tegnes af enten formanden eller næstformanden i forening med et medlem af hovedbestyrelsen, dog i forening med to medlemmer, hvis dispositionen modsvarer et beløb på kr. 10.000 eller derover. Køb, salg og pantsætning af fast ejendom samt låneoptagelse på over kr. 100.000 skal godkendes af generalforsamlingen.
Hovedbestyrelsen eller dens enkelte medlemmer hæfter ikke personligt, når de handler på vegne af foreningen med mindre de udtrykkeligt har påtaget sig en sådan hæftelse.
Der skrives referat af møderne i hovedbestyrelsen.
§15 Afdelinger
Foreningen er opdelt i afdelinger, der ledes af hver sin generalforsamlingsvalgte bestyrelse på 3-7 medlemmer. Bestyrelsens opgave er at varetage afdelingens interesser og at lede og administrere afdelingen bedst muligt i overensstemmelse med disse vedtægter.
Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en periode på 2 år, idet halvdelen af bestyrelsens medlemmer årligt er på valg. Medlemmerne af afdelingsbestyrelsen kan genvælges.
Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. Formanden sammenkalder og leder møder i bestyrelsen. Møde afholdes efter behov eller når krav herom fremsættes af 2 medlemmer af afdelingsbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af bestyrelsen er til stede. Afgørelser træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Afdelinger kan kun oprettes og nedlægges ved generalforsamlingsbeslutning.
Dyrkes idrætsgrene, hvor medlemstallet er af en sådan størrelse, at en afdeling ikke bør oprettes, varetager en af de eksisterende afdelinger administrationen af den pågældende idrætsgren.
Afdelingerne holder medlemsmøde mindst 1 gang om året, senest 1 uge før hovedafdelingens generalforsamling jf. §9-11. Medlemsmøde indvarsles ved opslag i klubhuset samt i Klubbladet mindst 7 dage før afholdelse. På medlemsmødet kan alene træffes beslutninger vedrørende den pågældende afdeling, og kun såfremt beslutningerne ikke er i strid med disse vedtægter.
Medlemsmøderne afholdes med følgende dagsorden:
1. Fremlæggelse af afdelingsregnskab og budget
2. Valg af afdelingsbestyrelse
3. Vedtagelse af forslag til kontingent
4. Eventuelt.
§16 Regnskab og budget.
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Afdelingerne fører afdelingsregnskab, som indgår i foreningens regnskab. Afdelingernes regnskab skal fremsendes til hovedbestyrelsens kasserer senest 21. januar, mens hovedbestyrelsen skal afgive regnskab til revision senest 5. februar.
Driftsregnskab og status skal forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift.
Afdelingerne fremsender inden 1. december budget for afdelingen til hovedbestyrelsen, som herefter udarbejder foreningens budget til vedtagelse på generalforsamlingen. Eventuelle væsentlige økonomiske dispositioner, der ikke er indeholdt i budgettet, må ikke iværksættes uden hovedbestyrelsens godkendelse.
Såvel budget som regnskab skal ligge til gennemsyn for foreningens medlemmer i klubhuset senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse.
§17 Revision
Regnskabet revideres af 2 revisorer, der vælges af generalforsamlingen for en periode på 2 år, således de skiftevis er på valg. Revisor kan genvælges.
Revisorerne skal hvert år i februar måned gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede. Revisor har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger, og skal mindst 2 gange årligt foretage kasseeftersyn af såvel hovedafdeling som de enkelte afdelinger, heraf 1 gang uanmeldt.
§18 Vedtægtsændringer
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
§19 Foreningens opløsning.
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en til formålet indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede. For at forslaget kan vedtages kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med 3/4 flertal, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
I tilfælde af foreningens opløsning tilfalder dens formue Idrætssamvirket i Silkeborg.
Således vedtaget på ekstraordinær generalforsamling 15. marts 2006.